Κατά το άρθρο 5 του ν. 2690/1999 δημόσια έγγραφα είναι α) τα διοικητικά, αυτά δηλαδή που συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες και β) τα ιδιωτικά έγγραφα που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες. Επιπλέον ως διοικητικά έγγραφα γίνεται δεκτό ότι νοούνται και όσα δεν προέρχονται μεν από δημόσιες υπηρεσίες, αλλά χρησιμοποιήθηκαν ή ελήφθησαν υπόψη για τον καθορισμό της διοικητικής δράσης, ή τη διαμόρφωση γνώμης, ή κρίσης διοικητικού οργάνου.

Προϋποθέσεις για την γνώση, ή λήψη αντιγράφου των δημοσίων εγγράφων (διοικητικών και ιδιωτικών) είναι, η υποβολή αίτησης, η καταβολή της απαιτουμένης δαπάνης αναπαραγωγής τους και η ύπαρξη εννόμου συμφέροντος στο πρόσωπο του αιτούντος

Η χορήγηση διοικητικών εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων δεν επιτρέπεται, εάν τα δεδομένα αυτά αναφέρονται στην ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή του τρίτου (ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα)

Η Αρχή προστασίας προσωπικών δεδομένων δεν έχει εκ του νόμου την αρμοδιότητα να ελέγχει την τήρηση της νομοθεσίας για την πρόσβαση στα δημόσια έγγραφα, παρά μόνο παρεμπιπτόντως.

ΜΕ ΕΙΣΑΓΓΕΛΙΚΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ

Η εισαγγελική παραγγελία είναι δεσμευτική για τη Διοίκηση μόνο στο πλαίσιο ποινικής δίωξης (προκαταρκτική εξέταση, προανάκριση, κύρια ανάκριση)

Κατά τα λοιπά, δεσμεύει τη Διοίκηση ως επιτακτική εντολή προς διερεύνηση του αιτήματος  και υποχρέωση της Διοίκησης να δώσει σαφή και αιτιολογημένη απάντηση (θετική ή αρνητική). Αν προκύψουν εύλογες αμφιβολίες, πρέπει να υποβληθεί από την Διοίκηση ερώτημα στην Αρχή προστασίας προσωπικών δεδομένων. Αν η Αρχή εκφέρει αρνητική γνώμη, η Διοίκηση απαγορεύεται να χορηγήσει απάντηση. Αν η Αρχή εκφέρει θετική γνώμη, η Διοίκηση επιτρέπεται να χορηγήσει απάντηση. Πότε όμως η Διοίκηση δεν υποχρεούται να χορηγήσει απάντηση. Μόνο τα δικαστήρια μπορούν να διατάξουν την χορήγηση.

Για τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ο εισαγγελέας πρέπει να διαβιβάσει το αίτημα στην Διοίκηση με την σημείωση ότι η τελευταία οφείλει να ζητήσει την άδεια της Αρχής. Η Διοίκηση οφείλει να υποβάλει στην Αρχή αίτημα για άδεια χορήγησης ευαίσθητων δεδομένων, επισυνάπτοντας το αίτημα του προσώπου που ζητά τη χορήγηση.

Για τα δεδομένα του ίδιου του αιτούντος (απλά ή ευαίσθητα) ισχύει το δικαίωμα πρόσβασης. Η Διοίκηση έχει την υποχρέωση να χορηγήσει απάντηση. Αν η Διοίκηση αρνείται να ικανοποιήσει το δικαίωμα του αιτούντος, αυτός έχει δικαίωμα να απευθυνθεί στην Αρχή.

ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΤΟΥ ΚΑΤΑΓΓΕΛΟΜΕΝΟΥ ΣΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΚΑΤΑΓΓΕΛΟΝΤΟΣ 

Η πρόσβαση γενικά επιτρέπεται . Απαγορεύεται στις ακόλουθες περιπτώσεις

α. όταν υπάρχουν λόγοι εθνικής ασφάλειας, ή εξακρίβωσης ιδιαίτερα σοβαρών εγκλημάτων.

β. όταν το έγγραφο αφορά την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου.

γ. όταν παραβλάπτεται απόρρητο, προβλεπόμενο από ειδικές διατάξεις.

δ. όταν η πρόσβαση είναι δυνατόν να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα της υπόθεσης σχετικά με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης.

ε. όταν υπάρχουν ειδικές διατάξεις που επιβάλλουν απόλυτη ή μερική τήρηση μυστικότητας

στ. όταν η γνωστοποίηση των στοιχείων του καταγγέλλοντος δύναται να απειλήσει το υπέρτατο έννομο αγαθό της ζωής του.