Με τον νέο Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ -  GDPR) (ΕΕ  2016/679), που τέθηκε σε εφαρμογή στις 25-5-2018, εισάγεται το Αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Το αρχείο περιγράφει τις δραστηριότητες επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων. Δεν χρειάζεται να υποβληθεί στην Αρχή. Αρκεί να τηρείται και η τήρηση να μπορεί να αποδειχθεί. 

ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΤΗΡΗΣΗΣ ΕΧΕΙ 

Κάθε επιχείρηση, ή φορέας, που απασχολεί περισσότερα από 250 άτομα. Η επιχείρηση, ή φορέας, που απασχολεί λιγότερα από 250 άτομα, οφείλει να τηρεί το αρχείο για κάθε δραστηριότητα, α) που δεν είναι περιστασιακή, β) που ενδέχεται να προκαλέσει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του υποκειμένου των δεδομένων, γ) που η επεξεργασία αφορά ειδικές κατηγορίες δεδομένων του άρθρου 9 παρ. 1, δ) που η επεξεργασία αφορά δεδομένα ποινικών καταδικών και αδικημάτων του άρθρου 10.

ΤΙ ΠΕΡΙΕΧΕΙ

Το αρχείο δραστηριοτήτων περιέχει τα στοιχεία, που  περιγράφονται αναλυτικά στο άρθρο 30 παρ. 1 και 2 του Κανονισμού. Τηρείται, τόσο από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, όσοι και από τον εκτελούντα την επεξεργασία. Περιέχει υποχρεωτικά και μη υποχρεωτικά στοιχεία.

Υποχρεωτικά περιέχει

α)  το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας, του εκτελούντα την επεξεργασία και των εκπροσώπου των, και το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων.

β)  τους σκοπούς της επεξεργασίας.

γ)  περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

δ)  τις κατηγορίες των αποδεκτών.

ε) τις διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτη χώρα, ή διεθνή οργανισμό και της τεκμηρίωσης των κατάλληλων εγγυήσεων.

στ)  τις προβλεπόμενες προθεσμίες διαγραφής των διάφορων κατηγοριών δεδομένων.

ζ)  γενική περιγραφή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των παραβιάσεων.

Η Αρχή, προς τον σκοπό βοήθειας προς τους υπευθύνους επεξεργασίας παρέχει υποδείγματα αρχείου δραστηριοτήτων, σε μορφή αρχείου excel, που περιέχουν, τόσο τα απαραίτητα στοιχεία, όσο και τα προαιρετικά στοιχεία.