Στον ν. 4624/2019 για την ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) στο άρθρο 42 προβλέφθηκε ότι η εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας  (ν. 2690/1999) που αφορούν στη χορήγηση εγγράφων από φορείς του δημόσιου τομέα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 1 του ανωτέρω Κώδικα, καθώς και των λοιπών διατάξεων που αφορούν στη χορήγηση εγγράφων από τον εκάστοτε φορέα ή αρχή ή υπηρεσία παραμένει ανεπηρέαστη, όταν περιεχόμενο των εγγράφων αυτών αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Α. Σύμφωνα με το άρθρο 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας  (ν. 2690/1999, ως ισχύει) κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, εφ όσον έχει ειδικό έννομο συμφέρον, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Το δικαίωμα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που το έγγραφο αφορά ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου, ή αν παραβλάπτεται απόρρητο το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις. Η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος, αν η ικανοποίηση είναι δυνατό να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα δικαστικών, διοικητικών, αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών σχετικώς με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης. Το δικαίωμα ασκείται, α) με μελέτη του εγγράφου στο κατάστημα της υπηρεσίας της υπηρεσίας, ή β) με χορήγηση αντιγράφου, εκτός αν η αναπαραγωγή τούτου μπορεί να βλάψει το πρωτότυπο. Η χρονική προθεσμία για την χορήγηση των αιτουμένων εγγράφων, ή για την αιτιολογημένη απόρριψη της αίτησης είναι (20).

Β. Κατά το άρθρο 5 του ν. 2690/1999 δημόσια έγγραφα είναι α) τα διοικητικά, αυτά δηλαδή που συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες και β) τα ιδιωτικά έγγραφα που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες, γ) και όσα έγγραφα δεν προέρχονται μεν από δημόσιες υπηρεσίες, αλλά χρησιμοποιήθηκαν, ή ελήφθησαν υπ όψιν, για τον καθορισμό της διοικητικής δράσης, ή την διαμόρφωση γνώμης, ή κρίσης, του διοικητικού οργάνου.

Γ. Προϋποθέσεις για την γνώση, ή λήψη, αντιγράφου των δημοσίων εγγράφων (διοικητικών και ιδιωτικών) είναι, η υποβολή αίτησης, η καταβολή της απαιτουμένης δαπάνης αναπαραγωγής τους και η ύπαρξη εννόμου συμφέροντος στο πρόσωπο του αιτούντος. Η χορήγηση διοικητικών εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων δεν επιτρέπεται, εάν τα δεδομένα αυτά αναφέρονται στην ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή του τρίτου (ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα).

Δ. Η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων δεν έχει εκ του νόμου την αρμοδιότητα να ελέγχει την τήρηση της νομοθεσίας για την πρόσβαση στα δημόσια έγγραφα, παρά μόνο παρεμπιπτόντως. Επισημαίνεται ότι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων, σύμφωνα με την με αριθμό 52/2018 απόφασή της, δεν έχει αρμοδιότητα να απαντά σε ερωτήματα ιδιωτών χορήγησης δημοσίων εγγράφων σε τρίτους.

Ε. Η Αρχή έχει κρίνει, με σειρά γνωμοδοτικών της εγγράφων (γνωμοδότηση 6/2013) ότι η ανακοίνωση δεδομένων κάποιου προσώπου σε τρίτους μέσω της πρόσβασης στα δημόσια έγγραφα επιτρέπεται και χωρίς τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων, εάν είναι αναγκαία για την εκπλήρωση υποχρέωσης του υπευθύνου επεξεργασίας, η οποία επιβάλλεται από τον νόμο. Τέτοια υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας η Αρχή θεωρεί ότι προβλέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 5 του ν. 2690/1999 για το δικαίωμα και αντίστοιχη αξίωση πρόσβασης στα δημόσια έγγραφα («διοικητικά», κατά το άρθρο 5 παρ. 1 και «ιδιωτικά» που φυλάσσονται από δημόσιες αρχές κατά το άρθρο 5 παρ. 2), όταν τα έγγραφα αυτά δεν αναφέρονται στην ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου και δεν παραβλάπτεται απόρρητο προβλεπόμενο από ειδικές διατάξεις. Ειδικότερα η Αρχή, ερμηνεύοντας την διάταξη του άρθρου 5 παρ. 3 του ν. 2690/1999,  έχει κρίνει ότι η έννοια της «ιδιωτικής ή οικογενειακής ζωής» δεν ταυτίζεται αλλά είναι στενότερη της έννοιας των προσωπικών δεδομένων, αντιπαρατάσσεται στη «δημόσια ζωή» και αφορά μια γενικά παραδεκτή, σύμφωνα με τις κοινωνικές αντιλήψεις, «σφαίρα του απορρήτου» του ατόμου. Δέχεται, συγκεκριμένα, ότι όλα τα προσωπικά δεδομένα δεν είναι ικανά εκ της φύσεώς τους να θίξουν την ιδιωτική ζωή κάποιου προσώπου, ενώ ως δυνάμενα να επιφέρουν τέτοιο αποτέλεσμα θα πρέπει να αντιμετωπίζονται κυρίως οι ειδικές κατηγορίες δεδομένων, όπως εκείνα που σχετίζονται με τη φυλετική ή εθνική προέλευση, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, τα σχετικά με την υγεία και τη σεξουαλική ζωή ενός προσώπου δεδομένα.

ΣΤ. Σύμφωνα με την ΓνδτΕισΑΠ 1/2005 η σχετική αίτηση του ενδιαφερομένου να λάβει γνώση εγγράφων πρέπει να είναι σαφής και ορισμένη, δηλαδή να προσδιορίζεται το «εύλογο ενδιαφέρον», ή το «ειδικό έννομο συμφέρον» και να είναι δυνατόν να προσδιοριστούν τα αιτούμενα έγγραφα.

Ζ. Σε περίπτωση άρνησης της διοικητικής αρχής (ρητή ή σιωπηρή) να ικανοποιήσει το  αίτημα, ο ενδιαφερόμενος δικαιούται να υποβάλει έγγραφη αίτηση στον Εισαγγελέα Πρωτοδικών. Ο Εισαγγελέας Πρωτοδικών, εφ όσον κρίνει το αίτημα νόμιμο και ορισμένο, δικαιούται να παραγγείλει τις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα να παραδώσουν τα έγγραφα, ή να χορηγήσουν αντίγραφά τους, στον έχοντα το δικαίωμα, ή το έννομο συμφέρον, εφ όσον δεν πρόκειται για απόρρητα αναγνωρισμένα από το νόμο. Αν η εισαγγελική παραγγελία είναι αιτιολογημένη, η δημόσια διοίκηση οφείλει να συμμορφωθεί, άλλως είναι ενδεχόμενο να αναζητηθούν ευθύνες για απείθεια, ή παράβαση καθήκοντος. Οι εισαγγελικές παραγγελίες είναι δεσμευτικές ακόμη και αν  στα ζητούμενα έγγραφα περιλαμβάνονται ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Ο χαρακτηρισμός ενός εγγράφου ως «εμπιστευτικού» δεν αρκεί για να καταστήσει την αίτηση του ενδιαφερομένου μη νόμιμη, εφόσον δεν προστατεύεται απόρρητο νομοθετημένο.

Η. Το δικαίωμα του πολίτη να λάβει γνώση των διοικητικών εγγράφων είναι αγώγιμο και η άρνηση της Διοίκησης (ρητή ή σιωπηρή) να ικανοποιήσει σχετικό αίτημα είναι εκτελεστή ατομική διοικητική πράξη και μπορεί να προβληθεί με αίτηση ακύρωσης ενώπιον του ΣτΕ, εφόσον το αντικείμενο ή η σχέση στην οποία αφορούν τα έγγραφα ρυθμίζεται από διατάξεις του δημοσίου δικαίου.